Email adalah sistem komunikasi antar komputer yang memungkinkan pertukaran informasi berbasis text untuk dipertukarkan secara elektronik. Seiring dengan perkembangan teknologi, email kemudian memungkinkan pertukaran file digital melalui lampiran (attachment) email.
Sifat “cepat, murah, dan mudah digunakan” membuat email menjadi bentuk komunikasi bisnis paling populer, terutama pada pesan-pesan yang dikirim di dalam perusahaan (internal message). Kebanyakan orng lebih memilih email dibanding surat atau memo karena sifat informalnya. Bahasa yang bernada bebas, bersahabat dan “dekat” tidak hanya diterima, tetapi disukai dalam korespondensi melalui email
Walaupun demikian, ingatlah bahwa sifat informal email bukan alasan untuk mengirim email asal-asalan, terutama ketika mengirimkan pesan kepada atasan di dalam perusahaan, atau kepada kontak atau klien di luar perusahaan. Anda seyogianya memilih bahasa dan struktur email anda dengan tepat untuk memberikan dampak terbesar terhadap pembaca email anda. Selain itu, sebagaimana korespondensi lain, sebaiknya anda melakukan pengecekan dengan membaca kembali email sebelum dikirimkan, agar kesalahan ketik, kesalahan peletakan tanda baca, dan kesalahan tata bahasa dapat dihindarkan. Ingatlah bahwa email anda mencerminkan siapa anda. Email yang asal-asalan mencerminkan diri anda yang asal-asalan pula. Lebih jauh lagi, email yang asal-asalan dapat merusak citra perusahaan di mana anda bekerja, di mata klien anda.
JENIS EMAIL
Sebagian orang hanya melakukan korespondensi dalam jumlah kecil (misalnya email perseorangan), dan sebagian lagi melakukan korespondensi dalam jumlah besar (misalnya perusahaan yang harus mengirim email kepada seluruh kliennya). Untuk kepentingan ini maka layanan untuk email terbagi menjadi dua :
1. Web Based Email
Web based email atau disingkat webmail adalah sebuah istilah yang merujuk keada sebuah layanan email yang ditujukan untuk dapat diakses secara primer melalui web browser (sebagai lawan dari email client seperti Outlook express, windows Mail, Microsoft Outlook, Mozilla thunderbird, apple Inc’s Mail).
Kelebihan dari web based email di banding application based email adalah bahwa seorang user dapat mengakses mailbox nya dari komputer mana saja di seluruh dunia, yang terhubung dengan internet melalui browser. Kelemahannya adalah, bahwa pemilik account email ini tidak dapat mengakses email mereka jika tidak terkoneksi ke internet (offline)
Beberapa perusahaaan terkenal menyediakan layanan webmail secara gratis seperti gmail, yahoo, hotmail, dan aol. Bagaimakah layanan ini bisa gratis ? Pada dasarnya layanan ini gratis karena didanai dari iklan. Langkah-langkahnya seperti ini :
1. Untuk dapat mengakses sebuah webmail gratis, seseorang harus terkoneksi (online) terus ke internet untuk dapat mengakses emailnya.
2. Hal di point no 1 di atas menyebabkan hit (kunjungan) ke sebuah situs penyedia layanan email akan tinggi.
3. Jika hit yang dimiliki sudah tinggi, maka pemasang iklan akan tertarik untuk menyimpan iklannya pada situs tersebut.
4. Sebagian pendapat iklan dari iklan dipergunakan untuk memberikan layanan gratis.
Beberapa lembaga penyedia layanan webmail gratis bisa dilihat di sini.
2. Application-based email
Application-based email adalah fasilitas email yang dapat mengambil email yang ada di mailbox sekaligus, kemudian membacanya secara offline, sehingga dapat menghemat biaya koneksi internet. Keistimewaan ini harus dibayar dengan memasang sebuah program bernama Mail User Agent (MUA) di komputernya. MUA ini biasanya berjalan berdasarkan protokol POP3 (email masuk) dan SMTP (email keluar). Beberapa email client bisa dilihat di sini.
Untuk dapat mempergunakan MUA ini, anda harus melakukan seting. Sebagai contoh, saya memberikan contoh pada MUA Microsoft Outlook 2007 (Gambar bisa diperbesar dengan melakukan double-click pada gambar tsb)
ishak.unpad.ac.id
Sifat “cepat, murah, dan mudah digunakan” membuat email menjadi bentuk komunikasi bisnis paling populer, terutama pada pesan-pesan yang dikirim di dalam perusahaan (internal message). Kebanyakan orng lebih memilih email dibanding surat atau memo karena sifat informalnya. Bahasa yang bernada bebas, bersahabat dan “dekat” tidak hanya diterima, tetapi disukai dalam korespondensi melalui email
Walaupun demikian, ingatlah bahwa sifat informal email bukan alasan untuk mengirim email asal-asalan, terutama ketika mengirimkan pesan kepada atasan di dalam perusahaan, atau kepada kontak atau klien di luar perusahaan. Anda seyogianya memilih bahasa dan struktur email anda dengan tepat untuk memberikan dampak terbesar terhadap pembaca email anda. Selain itu, sebagaimana korespondensi lain, sebaiknya anda melakukan pengecekan dengan membaca kembali email sebelum dikirimkan, agar kesalahan ketik, kesalahan peletakan tanda baca, dan kesalahan tata bahasa dapat dihindarkan. Ingatlah bahwa email anda mencerminkan siapa anda. Email yang asal-asalan mencerminkan diri anda yang asal-asalan pula. Lebih jauh lagi, email yang asal-asalan dapat merusak citra perusahaan di mana anda bekerja, di mata klien anda.
JENIS EMAIL
Sebagian orang hanya melakukan korespondensi dalam jumlah kecil (misalnya email perseorangan), dan sebagian lagi melakukan korespondensi dalam jumlah besar (misalnya perusahaan yang harus mengirim email kepada seluruh kliennya). Untuk kepentingan ini maka layanan untuk email terbagi menjadi dua :
1. Web Based Email
Web based email atau disingkat webmail adalah sebuah istilah yang merujuk keada sebuah layanan email yang ditujukan untuk dapat diakses secara primer melalui web browser (sebagai lawan dari email client seperti Outlook express, windows Mail, Microsoft Outlook, Mozilla thunderbird, apple Inc’s Mail).
Kelebihan dari web based email di banding application based email adalah bahwa seorang user dapat mengakses mailbox nya dari komputer mana saja di seluruh dunia, yang terhubung dengan internet melalui browser. Kelemahannya adalah, bahwa pemilik account email ini tidak dapat mengakses email mereka jika tidak terkoneksi ke internet (offline)
Beberapa perusahaaan terkenal menyediakan layanan webmail secara gratis seperti gmail, yahoo, hotmail, dan aol. Bagaimakah layanan ini bisa gratis ? Pada dasarnya layanan ini gratis karena didanai dari iklan. Langkah-langkahnya seperti ini :
1. Untuk dapat mengakses sebuah webmail gratis, seseorang harus terkoneksi (online) terus ke internet untuk dapat mengakses emailnya.
2. Hal di point no 1 di atas menyebabkan hit (kunjungan) ke sebuah situs penyedia layanan email akan tinggi.
3. Jika hit yang dimiliki sudah tinggi, maka pemasang iklan akan tertarik untuk menyimpan iklannya pada situs tersebut.
4. Sebagian pendapat iklan dari iklan dipergunakan untuk memberikan layanan gratis.
Beberapa lembaga penyedia layanan webmail gratis bisa dilihat di sini.
2. Application-based email
Application-based email adalah fasilitas email yang dapat mengambil email yang ada di mailbox sekaligus, kemudian membacanya secara offline, sehingga dapat menghemat biaya koneksi internet. Keistimewaan ini harus dibayar dengan memasang sebuah program bernama Mail User Agent (MUA) di komputernya. MUA ini biasanya berjalan berdasarkan protokol POP3 (email masuk) dan SMTP (email keluar). Beberapa email client bisa dilihat di sini.
Untuk dapat mempergunakan MUA ini, anda harus melakukan seting. Sebagai contoh, saya memberikan contoh pada MUA Microsoft Outlook 2007 (Gambar bisa diperbesar dengan melakukan double-click pada gambar tsb)
ishak.unpad.ac.id
Tidak ada komentar:
Posting Komentar